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Darum ist ein Workflow wichtig für dein Studenten-Projekt

Mit einer bahnbrechenden Idee reich und berühmt werden – wer träumt nicht davon? Viele Studenten tüfteln nach der Vorlesung oder am Wochenende an ihren eigenen Projekten und gründen später Startups. Einige Projekte scheitern, andere entwickeln sich zu großen Konzernen wie Facebook. Aber allein mit einer Idee ist es nicht getan. Die Schwierigkeit besteht in der Organisation des Projektes. Denn je mehr Kommilitonen dazustoßen, desto komplexer wird das Projekt. Als studentischer Firmengründer muss man den Überblick über das Projekt haben und vor allem Ressourcen wie Zeit und Geld optimiert einsetzen. Damit die Programmierer, Marketing-Experten und Designer effektiv zusammenarbeiten, ist ein gemeinsamer Workflow wichtig. Was ein Workflow ist und wie er auch dein Projekt erfolgreich unterstützen kann, liest du im folgenden Artikel.

Quelle: Pixabay.com

Was ist ein Workflow?

Unter diesem Begriff bezeichnet man in der Regel einen arbeitsteiligen, meist wiederkehrenden Geschäftsablauf. Ein Workflow hat immer einen Start- sowie einen Endpunkt. Zwischen den Start- und Endpunkt gibt es einen festdefinierten Ablauf. Mit einem Workflow werden analoge Geschäftsprozesse in digitale und automatisierte Geschäftsabläufe umgewandelt. (Weitere Infos zum Thema Workflow siehe auch: https://www.ser.de/themen/workflow.html)

Beispiel: Nehmen wir einmal an, du entwickelst ein neues Produkt und willst die Tester über dieses Produkt informieren. Für einen möglichen Workflow wäre das Versenden der Informationsmail der Startpunkt und das Bearbeiten der Rückmeldungen der Endpunkt. Zwischen diesen beiden Punkten befindet sich der Ablauf – der natürlich vollkommen digital stattfindet. Damit nicht mehrere Personen diese Informationsmail schreiben und auf mögliche Rückmeldungen antworten, sollte dieser Ablauf klar einer Person zugeordnet werden. Dieser Mitarbeiter muss diesen Ablauf stringent einhalten. Ein mögliches Ende wäre dann erreicht, wenn alle Tester eine Rückmeldung gegeben haben oder eine Deadline – die vor fest definiert werden sollte – erreicht wurde. Aber nicht jeder Ablauf ist gleich. Daher unterscheidet man bei einem Workflow zwei Kategorien. Welche das sind, liest du im nächsten Abschnitt.

Welche Arten von Workflows gibt es?

Abläufe können sich durch ihre Struktur von einander unterscheiden. Im Allgemeinen unterscheidet man zwischen zwei Kategorien:

  • Normative Workflows

Wiederkehrende Abläufe oder Routineaufgaben bezeichnet man als normative Workflows. Sie sind in der Regel vorhersehbar und sind strukturierte sowie standardisierte Prozesse. Ein Beispiel wäre der routinemäßige Backup der Website oder aller anderen Daten auf deinen Server. Dieser Prozess hat einen strukturierten Ablauf und verändert sich selten.

  • Adaptive Workflows

Alle Prozesse, die man nicht automatisieren kann, sind adaptive Workflows. Dazu zählen Presseanfragen oder Marketingmaßnahmen für dein Produkt. Adaptive Workflows sind dynamisch und kaum vorhersehbar. Du und deine Mitarbeiter müssen situativ entscheiden, wie der nächste Schritt im Arbeitsablauf aussehen könnte. Diese Entscheidungen und Überlegungen kosten – bei wenig Erfahrung – viel Zeit und damit letztendlich auch Geld.

Du siehst, dass diese beiden Kategorien Vor- und Nachteile bieten. Für dein studentisches Projekt bedeutet das: Überlege dir im Vorfeld, welche Art des Workflows zu einsetzen kannst und willst. Folgende Fragen sollen dir die Entscheidungsfindung erleichtern:

  1. Ist der Prozess routiniert?
  2. Ändert sich der Ablauf eventuell?
  3. Ist der Verlauf vorhersah?
  4. Läuft dieser Prozess automatisiert ab oder muss ich ständig den Prozess anpassen?

Workflow oder Geschäftsprozess – wo liegt der Unterschied?

Beide Wörter werden häufig für den gleichen Zweck verwendet – doch es gibt bei beiden Begriffen Unterschiede. Ein Workflow ist eher die technische Ausführung und beinhalten konkrete Arbeitsschritte und Verfahren. Ein Geschäftsprozess meint vielmehr die Analyse und Konzeption von Arbeitsabläufen.

Welche Vorteile hat ein Workflow für mein Projekt?

Meine steile These: Ohne ein vernünftiges Workflow wird dein studentisches Projekt scheitern. Du wirst in einigen Abläufen oder Prozessen viel zu viel Zeit investieren und damit andere Teilbereiche deines Projektes vernachlässigen. Schau dir daher die Arbeitsabläufe innerhalb deines Projektes genauer an. Wo besteht Optimierungsbedarf und wo kann Zeit aber auch Manpower eingespart werden? Analysiere mit deinen Kommilitonen ständig alle Arbeitsabläufe und entwickle daraus einen Workflow. Vermeide doppelte Arbeit und optimiere einzelne Arbeitsschritte. Belese dich zusätzlich zum Thema Workflow und Organisationsmanagement und hinterfrage deine Arbeitsabläufe in regelmäßigen Abständen. Hinterfrage die Strukturen innerhalb deines Workflows und besprich deine Erkenntnisse mit deinen Partnern. Ihr müsst als Team agieren und die Prozesse verinnerlichen. Gelingt euch das, seid ihr einen großen Schritt weiter Richtung Exit oder einer ersten großen Finanzierung.

Fazit

Du willst reich und berühmt werden? Dann denke und handle wie ein Unternehmer. Chaos ist der Tod eines jeden Projektes. Ein optimierter Workflow hilft dir, dein Projekt erfolgreich umzusetzen. Es ist dabei unerheblich, ob du eine neue App, ein neues Produkt oder eine neue Plattform aufbauen willst. Nur mit festdefinierten Arbeitsabläufen wirst du dauerhaft dein Projekt nach vorne bringen können. Ich hoffe, der Artikel hat dir weitergeholfen und dich für das Thema Workflow begeistern können. Ich wünsche dir viel Erfolg bei deinem Projekt!

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